Zaproszenie do składania ofert
Postępowanie prowadzone z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 roku (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.).
Urząd Gminy Brzeźnica, przyjmuje oferty cenowe na realizację zadania pn.:
„Dostawa materiałów biurowych do budynku Urzędu Gminy Brzeźnica do końca 2024 roku”
1. Nazwa i adres zamawiającego:
Gmina Brzeźnica, Urząd Gminy w Brzeźnicy
ul. Krakowska 109,
34-114 Brzeźnica
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Dostawa materiałów biurowych do Urzędu Gminy Brzeźnica w roku 2024 w dwóch częściach :
- część 1 – materiały biurowe
- część 2 – papier biurowy
zgodnie z załącznikiem nr 1 i 2 , do niniejszego ogłoszenia.
W ofercie cenowej (exel) należy podać wartość zamówienia dla poszczególnych pozycji wymienionych w załączniku nr 1 i 2 wraz z dostawą do miejsca wskazanego przez Zamawiającego tj. Urząd Gminy Brzeźnica, 34-114 Brzeźnica ul. Krakowska 109 .
Zakres poszczególnych partii zamówienia ustalony będzie każdorazowo zleceniem , w zakresie asortymentowym i cenowym wymienionym w załączniku nr 1 przedłożonym przez Dostawcę.
Dostawca zobowiązuje się dostarczyć materiały biurowe i eksploatacyjne wyłącznie spełniające wymagane normy jakościowe obowiązujące w tym zakresie.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia lub zwiększenia ilości materiałów przy zachowaniu wartości ceny z załącznika nr 1, 2 dostawcy.
II. Termin realizacji zadania: Dostawa materiałów biurowych będzie realizowana sukcesywnie zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego w terminie – do dnia 30.12.2024 r.
III. Warunki wymagane od wykonawców.
Wykonawca winien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:
Część 1: Dostawa materiałów biurowych
Część 2: Dostawa papieru biurowego
1. Zamawiający wymaga, aby oferent dołączył do oferty wypełniony i podpisany załącznik nr 1,lub załącznik nr 2 albo dwa załączniki w programie Exel - w wersji elektronicznej oraz jako skan dokumentu.
2. Cena ogółem podana w ofercie nie może być pomniejszona o ewentualny upust czy współczynnik zmniejszający, należy je uwzględnić w cenie jednostkowej ( załącznik 1).
Brak wyceny którejkolwiek pozycji w załączniku nr 1 spowoduje odrzucenie oferty.
V. Informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:
Referat Organizacyjny Urzędu Gminy Brzeźnica, Pani Renata Gajos
pod numerem telefonu (033) 879 20 29 wew. 10 .
VI. Oferty należy składać:
Załączony formularz ofertowy do zaproszenia należy wypełnić i przesłać w wersji elektronicznej opatrzonej podpisem (oraz jako skan dokumentu), na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pocztą albo złożyć na dzienniku podawczym w Urzędzie Gminy Brzeźnica ul. Krakowska 109 do dnia 10.07.2024 r. do godziny 14.00. W przypadku dostarczenia oferty pocztą lub złożenia jej na dzienniku podawczym, załącznik/załączniki w programie Exel należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
Oferta otrzymana po wyznaczonym przez zamawiającego terminie podanym powyżej nie będzie rozpatrywana i zostanie zwrócona wykonawcy bez jej otwarcia. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania.
Oferta musi obejmować całość zamówienia części 1 lub 2.
VII. Zamawiający udzieli zamówienia:
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełniając opisane wyżej wymagania zaoferuje najniższą wartość brutto za całość przedmiotu dostawy określonej w załączniku do ogłoszenia.
Przez przyjęcie oferty do realizacji rozumie się zawarcie umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.
VIII. Po wyborze dostawcy z wybranym oferentem zostanie sporządzona umowa na dostawę materiałów biurowych.
Umowa ta będzie zawierała m.in. zapisy o treści:
- Realizacja umowy nastąpi w terminie od dnia podpisania umowy do 30.12.2024 r.
- dostawa materiałów biurowych nastąpić ma bezpośrednio do Urzędu Gminy w Brzeźnicy na koszt Dostawcy w uzgodnieniu z Zamawiającym, którego reprezentować będzie Pani Renata Gajos.
- każdorazowa dostawa poprzedzona zostanie zamówieniem zgłoszonym Dostawcy telefonicznie i e-mailem lub faxem.
- po zgłoszeniu zamówienia przez Zamawiającego w w/w sposób dostawa musi być zrealizowana w terminie 2 dni roboczych.
- Zamawiający zbada towar w terminie 2 dni roboczych od dnia jego dostarczenia
- w przypadku wad lub braków ilościowych Zamawiającemu przysługuje reklamacja natomiast Dostawca w terminie 5 dni od jej otrzymania ma obowiązek wyrównać braki i wyeliminować wady.
- po otrzymaniu i zweryfikowaniu dostarczonego towaru Zamawiający dokona zapłaty przelewem na konto Dostawcy w ciągu 30 dni od dostarczenia faktury VAT do Urzędu Gminy w Brzeźnicy.
- podane w ofercie przez Dostawcę, a przyjęte przez Zamawiającego w specyfikacji do umowy ceny towarów nie ulegną zmianie, chyba że nastąpi zmiana stawki podatku VAT.
- ilości materiałów biurowych wskazana powyżej jest ilością szacunkową, może być zwiększyć lub zmniejszona do 20%
IX. Informacja o wyborze wykonawcy: zostaną zamieszczona na stronie internetowej Gminy Brzeźnica www.brzeznica.pl .
X. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego postępowania na każdym jego etapie.
XI. Informacje ogólne
- Wybrany Wykonawca zostanie zawiadomiony telefonicznie o terminie i miejscu podpisania umowy.
- Niedopełnienie obowiązku podpisania umowy lub niedostarczenie wymaganych dokumentów do podpisania umowy w terminie zostanie uznane za uchylanie się od jej podpisania. W takim wypadku Zamawiający dokona wyboru innego Wykonawcy.
- Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia zapytania ofertowego bez dokonania wyboru oferty i bez podania przyczyny. W przypadku takiego rozstrzygnięcia, zostają o tym zawiadomieni wszyscy, którzy złożyli ofertę.
- Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
XI. Ochrona danych osobowych – RODO.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:
1.Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Brzeźnica jest Gmina Brzeźnica reprezentowana przez Wójta z siedzibą przy ul. Krakowskiej 109, 34-114 Brzeźnica, tel. (33) 879 20 29, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
2.Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można uzyskać pod adresem poczty elektronicznej Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie, pisząc na adres siedziby Administratora
3.Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji wniosku/żądania na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Następnie Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów.
4.Pani/Pana dane będą przekazywane tylko podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa lub stosownych umów podpisanych z Administratorem i przetwarzających dane osobowe na jego polecenie.
5.Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla realizacji celu, do momentu przedawnienia roszczeń oraz obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji, ustalany zgodnie z odrębnymi przepisami.
6.W zakresie przewidzianym przepisami prawa posiada Pani/Pan prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania.
7.W przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8.Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Niepodanie danych spowoduje niemożność realizacji wniosku/żądania.
9.Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
Załączniki:
1. Formularz cenowy. >> pobierz
2. Formularz exel. 1. >> pobierz
3. Formularz exel. 2. >> pobierz